7 Schritte: produktiver Schritt für Schritt

Die Arbeit kann manchmal ein Wettlauf mit der Zeit sein. Die fälligen Aufgaben häufen sich, egal ob nun auf der Arbeit ein wichtiges Projekt, im Studium eine wichtige Hausarbeit oder ein Renovierungsprojekt @Home. Wer sich stresst verliert dann auch noch die Zeit aus den Augen, die man noch hat. Am Ende läuft man der Zeit hinterher oder vieles bleibt unerledigt. Das muss aber nicht sein! Das Stichwort lautet: Selbstorganisation. Und diese kann jeder erlernen. Werde dadurch produktiver als zuvor!

Hilfreiche Tricks wie auf Zeitpuffer zu achten und den Fokus voll und ganz auf die Aufgabe zu setzen, sind gute Voraussetzungen der Selbstorganisation, zur Vorbereitung. Doch wie bewältigst Du diesen vor Dir liegenden riesigen Aufgabenberg? Wie kannst Du Schritt für Schritt produktiver werden?

Tipps produktiver zu sein Schritt für Schritt

Nachfolgende Schritte erläutern Dir Schritt für Schritt, wie Du den Aufgabenberg berarbeiten kannst. Diese Schritte sind ein Sammelsurium aus verschiedenen Methoden, die für mich in genau dieser Reihenfolge zum Erfolg führen. Warum sollen diese nicht auch für Dich dazu führen? Sie beinhalten bereits bekannte Methoden, allerdings werde ich diese nicht erläutern, sondern vielmehr darauf hinweisen. Explore selbst und lerne die Methode durch Selbst-Studium besser kennen.

Also leg los und beginne mit Schritt 1!

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PIN 1 7 Schritte produktiver Schritt für Schritt

7 Schritte zu mehr Produktivität

Schritt 1: Verschaffe Dir einen Überblick über alle ToDos

Heute haben wir alle verschiedene Eingangskanäle die E-Mail-Postfächer (privat und geschäftlich), ein voller Briefkasten, Rechnungen, die warten bezahlt zu werden, Notizen, oder einfach neue Gedanken und Ideen.

Damit Du sicherstellen kannst, dass diese Eingänge auch ordentlich organisiert abgearbeitet werden können, funktioniert nur, wenn Du einen “Speicher” aller Aufgaben hast.

Diesen kannst Du auf unterschiedliche Weise aufbauen. Auf Papier, in einem Notizbuch oder in einem Green Book, ein spezielles E-Mail-Postfach oder digital in einer Referenzliste, in einem Task-Manager, der Deine Aufgaben verwaltet. Online gibt es dafür eine große Auswahl. Oder auch alles zusammen.

Wichtig ist nur, Du hast alle Aufgaben für Dich zentral festgehalten und weißt wo Du nachschauen musst. 

Nun kannst die nächsten Schritte durchführen.

Achtung!: Schmeiß nicht alles gleich hin, weil der Aufgabenberg riesengroß ist. Der nächste Schritt lässt ihn schon schrumpfen.

Verwendet aus der Methode Getting Things done.

Schritt 2: Sortiere aus oder delegiere

Beginne zunächst einmal mit dem Entfernen: Entferne alle E-Mails, Aufgaben, Projekte, und Dinge, die für dich keinen Nutzen mehr haben. Glaube mir, es gibt genug davon.

Durchforste Deine Aufgabenliste und Du wirst mit Sicherheit fündig werden. Hinterfrage dazu einfach bei jeder Deiner Aufgaben welchen Vorteil dahinter steht. Heute kann Dir die Aufgabe nützlich erscheinen und morgen nicht mehr. Demnach prüfe täglich. Und Weg damit, was Du nicht mehr brauchst!

Im zweiten Schritt automatisierst Du dann so viel wie möglich. Automatisierungen festzulegen ist in unserem Technik-Zeitalter überhaupt nicht mehr schwer. So kannst Du zum Beispiel Regeln oder QuickSteps für Deinen E-Mail-Posteingang definieren.

Heute benötige ich dadurch nur noch 2 Minuten bei der Abarbeitung der E-Mails und mein Posteingang ist leer.

Drittens delegiere Aufgaben und konzentriere Dich auf dringendes/ wichtiges.

Ich gehöre eigentlich zu der Kategorie Mensch, die – wenn es gut genug werden soll – es am liebsten selbst macht? Diese Einstellung hat aber leider den Nachteil, dass ich keine Aufgaben abgeben kann und ich irgendwann zu viele davon auf meinem Schreibtisch oder in meinem Kopf habe. Ich habe mittlerweile gelernt, anderen zu vertrauen und Aufgaben abzugeben. So habe ich mehr Zeit und Muße für die Aufgaben, die mir wirklich wichtig sind. Auch wenn die anderen vielleicht am Anfang Fehler machen, sie werden mit der Zeit daraus lernen. Und Fehler sind ja schließlich menschlich.

Gib auch Dir also einen Schubs und gebe ein paar Aufgaben (zum Start auch gerne nur eine) ab. Mache Dir bewusst, dass Du nicht alles alleine schaffen musst.

Verwendet aus der Methode Eisenhower und Getting Things done.

Du hast nun Aufgaben entfernt und Dein Postfach automatisiert oder sogar Aufgaben delegiert. Jetzt geht es an das Erledigen der Aufgaben.

Schritt 3: Tue es sofort - Aufgaben die 2-5 Minuten dauern

Zu einer hohen Produktivität zählt auch, dass man die Aufgaben einfach erledigt. Also ran an den Aufgabenberg.

Eine Aufgabe nach der anderen schaust Du Dir an und schätzt den Aufwand einer Aufgabe, die zu erledigen ist. Ist der Aufwand kleiner als 2-5 Minuten, wird die Aufgabe sofort erledigt.

Wenn die unter 2-5 Minuten Aufgaben getan sind, fühlst Du Dich sofort gut und diese Aufgaben schwirren nicht mehr länger in Deinem Kopf herum. So hast Du den Rest des Tages Zeit, für wichtigere Dinge und die restlichen Aufgaben.

Also leg los und werde produktiver! Erledige jetzt Deine 2-5 Minuten Aufgaben. Im nächsten Schritt kümmerst Du Dich um die restlichen Aufgaben.

Verwendet aus der Methode Getting Things done.

Schritt 4: Priorisiere die Aufgaben und definiere Handlungsschritte

Welche Dinge sind Dir in Deinem Leben wichtig und welche sind eher unwichtig? Wir erledigen so viele Dinge am Tag, ohne uns zwischendrin einmal zu fragen, wo eigentlich unsere Prioritäten liegen. Sind wirklich alle Aufgaben, die wir tun, nötig und sinnvoll? Lerne also die unwichtigen von den dringenden/ wichtigen Aufgaben zu unterscheiden und erledige dann erst die dringenden/ wichtigen Aufgaben. Als wichtig gelten dabei Aufgaben, die früher oder später bearbeitet werden sollten, weil sich daraus Vorteile für Ihre langfristigen Ziele ergeben. Dringende Aufgaben sind wiederum solche, bei denen negative Konsequenzen zu erwarten sind, wenn sie nicht pünktlich erledigt werden. Räume den dringenden und wichtigen Aufgaben absolute Priorität ein. So stellst Du sicher, dass die wirklich dringenden/ wichtigen Aufgaben nicht zu kurz kommen. Vergeude Deine Zeit nicht mit Aufgaben, die Dir eigentlich nicht wichtig sind. Räume dabei den dringenden eine höhere Priorität ein als den wichtigen.

Weißt Du nun welche Aufageb dringend/ wichtig sind, dann zerlege alle in kleine Handlungsschritte. Dabei überlege Dir was notwendig ist, Sie zu erledigen. Zerlege also die Aufgabe in die kleinsten Schritte, die Dir einfallen um die Aufgabe zu erledigen. Es sei denn sie ist bereits das Kleinste, dann erledige sie nach den oben genannten Schritten.

Zum Beispiel “Wäsche machen”. Hier gibt es folgende Handlungsschritte:
Wäsche:
– sortieren
– in der Waschmaschine waschen
– von Hand waschen
– aufhängen
– abhängen
– bügeln
– zusammenlegen
– in die Schränke einsortieren

Wie Du liest, ganz einfach. Führe nun Deine Priorisierung und Definition durch und folge dem nächsten Schritt!

Verwendet aus der Methode Eisenhower und Getting Things done.

Schritt 5: Verpflichte Dich für wichtiges

Lege einen Termin in den Kalender, wann Du wichtige Aufgaben erledigen möchtest. Oder wenn Du einen Task-Manager (Trello, MeisterTask tec.) nutzt. Gib der Aufgabe einen Termin oder auch eine Frist.

Erzähl Deinen Verwandten was Du erledigen möchtest. Egal für welchen Weg Du Dich entscheidest, es muss für Dich passen.

Ich wähle je nach Aufgabe aus. Und ja, auch meinen Verwandten erzähle ich zum Beispiel, dass ich meinen Garten verschönern will. Das setzt mich dann etwas unter Druck, da sie zum nächsten Besuch ja ein Ergebnis erwarten.

Wann legst Du die Termine für die Aufgaben um noch produktiver zu sein? Lies den nächsten Schritt.

Schritt 6: Erledige das dringenste/wichtigste oder das unangenehmste zuerst und gleichartiges auf einen Rutsch

Lege nun die dringenden/ wichtigen oder unangenehmsten Aufgaben, die besonders viel Konzentration benötigen auf die Tageszeiten mit hoher Konzentrationsfähigkeit. Die unwichtigen oder angenehmen Aufgaben legst Du dann auf die Zeiten, an denen Du weniger konzentriert bist. Hast Du eine unangenehme Aufgabe vor Dir, kümmere Dich als erstes darum, denn danach kann Dir keiner mehr was und der Tag kann nur noch besser werden.

Meine beste Zeit ist morgens. Ich bin dann so fit und leistungsfähig, dass ich genau in dieser Zeit meine besten Ergebnisse erziele. Genau dann erledige ich das dringenste/ wichtigste oder unangenehmste, je nachdem welche Aufgaben vor mir liegen.

Habe ich nur viele Aufgaben zu erledigen, die sich in der Priorität kaum unterscheiden, dann erledige ich die Aufgaben, die mit dem geringsten Aufwand zuerst. Danach die nächste usw. So habe ich morgens schon viel erreicht und fühle mich gut.

Manchmal habe ich auch gleichartige Aufgaben vor mir liegen. Dazu blogge ich mir Zeit und erledige alle auf einmal, so nutze ich den Flow optimal aus und habe den Kopf frei für andere Dinge. Anstatt mich also jede Woche aufs Neue mit viel Anstrengung dazu zu motivieren, einen neuen Artikel für meinen Blog zu schreiben, reserviere ich mir zwei, drei Tage und schreibe die nächsten drei Blogartikel in einem Rutsch.

Wie du liest, noch produktiver geht es wohl kaum? Oder? Doch, was ist mit Waretzeiten?

Verwendet aus der Methode Eisenhower, 80-20 Regel und Getting Things done.

Schritt 7: Erledige 2-5 Minuten Aufgaben während Wartezeiten

2-5 Minuten Aufgaben lassen sich ohne Probleme auch zwischendurch abarbeiten. Wenn Du also zum Beispiel auf die öffentlichen Verkehrsmittel, auf ein Meeting, oder einen Arzttermin wartest, dann ist es der richtige Zeitpunkt um diese kleinen Aufgaben zu erledigen.
Ich beantworte in solchen Zeiten am liebsten E-Mails, organisiere meine Dateiablage, plane neue Termine und ähnliches. Wenn Du schon warten musst, dann sollte die Wartezeit wenigstens sinnvoll genutzt werden.

Verwendet aus der Methode Getting Things done.

Das war doch ganz einfach, oder? 7 Schritte und Du bist produktiver als vorher. Probiere es Schritt für Schritt aus.

Kennst Du noch andere Wege produktiver zu sein?

Habt Ihr vielleicht noch einen unschlagbaren Tipp für mich? Dann teilt ihn mir doch mit.

Ich freue mich wenn ihr den Beitrag fleißig pinnt und teilt!

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