6 Tipps zur Papierkram-Routine und Dein Papierkram ist immer aufgeräumt

Früher stapelte sich ungelesene Eingangs Post auf dem Esszimmertisch oder einfach auf dem Schreibtisch in einem Ablagekörbchen. Zu bezahlende Rechnungen lagen zwischen Briefen, die beantwortet werden mussten. Dazwischen Nachrichten von Ämtern, Unterlagen auf die irgendjemand schon wartet…. Gut heute ist das eher digital aber das Chaos könnt ihr euch doch vorstellen? Wenn Chaos herrscht, weiß ich nie an welcher Stelle ich beginnen soll, ich schiebe es vor mir her und es wird dann noch mehr. Je mehr es wird, desto gestresster werde ich. Wenn Außerdem vergraule ich die Beamten, Händler und Kunden damit, wenn ich nicht frühzeitig antworte.

Eine schlanke Organisation mit entsprechender Papierkram-Routine musste also her! 

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Hilfreiche Beiträge für den Papierkram in den Griff zu bekommen:

PIN 5 Papierkram-Routine

Damit Deine neue Ordnung auch in deinen Papieren beibehalten bleibt, brauchst Du Strategien. Sonst war alles für die Katz. Und das wäre schade. Zu schade für die Zeit und Energie, die du bereits investiert hast und schade für die bereits geschaffene Ordnung.

Nach dem Aufräumen und Ordnung schaffen war ich immer stolz es geschafft zu haben, meinen Schweine Hund überlistet zu haben. Das ist bei dir bestimmt ebenso?

Die Ordnung lässt dich wieder frei atmen und lässt Platz für neues. Insofern wäre es schade, wenn Chaos sich wieder den Weg freiräumt. Deshalb habe ich dir meine besten Routinen aufgeschrieben, wie du die neue Ordnung auf Dauer beibehält.

Hinweis: Das Lesen alleine bringt dich nicht dazu, du musst schon etwas für die Papierkram-Routine tun!

Papierkram immer aufgeräumt mit diesen Tipps zur Papierkram-Routine

Tipp Nummer 1: Prüfe den "Eingang" und entsorge sofort

Heute erhalten wir alle auf verschiedenen Kanälen Informationen, Gedanken, Wunschzettel, Rechnungen, eine WhatsApp Nachricht usw. 

Ich prüfe zweimal täglich diesen Eingang, egal, ob Post, E-Mail oder sonstige Nachrichten. Alles was nur Informationen sind, die ich auch behalten möchte, werden abgelegt. Dazu mehr auch in Tipp 5.

Alles was mich nicht interessiert, wird weggeschmissen.

Sind im Eingang Aufforderungen etwas zu tun, wie eine Rechnung zu zahlen, Nachweise für die Steuererklärung nachzureichen oder ähnliches, prüfe ich wieviel Zeit diese Aufgabe mich kostet.

Und dann komme ich auch schon zur zweiten Papierkram-Routine!

Tipp Nummer 2: Die 2-5 Minuten Regel

Ich arbeite mit der GTD (Getting Things Done ) Methode und beginne immer erst mit dieser Regel beim Abarbeiten, nachdem ich meinen Eingang vorsortiert habe. 

Alles was ich in 2 Bis 5 Minuten erledigen kann, erledige ich sofort. Der Rest muss warten bis ich Zeit dafür habe. Deshalb kommen dies auch in die Mappe der “Nächsten Schritte”. Und der Posteingang ist leer. Siehe dazu Papierkram-Routine Tipp 4!

Außerdem habe ich mir für bestimmte Aufgaben feste Zeiten reserviert. Siehe dazu Papierkram-Routine Tipp 3!

Da ich bereits meinen Rhythmus habe, dauert das bei mir heute nicht so lange, bis ich Zeit für die nächsten Schritte habe. Wenn man mit der Papierkram-Routine allerdings erst beginnt, kann das schon mal länger dauern.

 

 
 

Tipp Nummer 3: Feste Zeiten

Ich habe für bestimmte Themen feste Zeiten definiert. Das hilft ungemein. Denn ich weiß, wann was erledigt wird und wann ich Zeit für mich habe.

Beispiele dafür:

  • Ich schaue mir mein Postfach nur zweimal Täglich an. Dabei miste ich gleich was ich nicht gebrauchen kann aus. (Mein Papierkorb und Spam sind immer geleert danach).
  • Meine Finanzen überprüfe ich einmal in der Woche. Dabei prüfe ich auch, ob Rechnungen gezahlt werden müssen.
  • Jeden zweiten Tag dokumentiere ich meine Ausgaben.
  • Meine Papierablage mache ich dann, wenn das Körbchen voll ist oder einmal im Monat.
  • Blogbeiträge bearbeite ich fast täglich und poste meistens am Ende der Woche.
  • Das Programm für die Kurse, die in meinem Verantwortungsbereich stattfinden schreibe ich Ende März und Ende Oktober.

Als ich damit begonnen habe feste Zeiten zu setzen, habe ich mir im Kalender Erinnerungen eingetragen. Mein Handy hat, dann zu gegegebener Zeit, mich daran erinnert die Routine durchzuführen. Nach einiger Zeit habe ich es automatisch verinnerlicht und brauchte kein erinnerndes Gepiepe mehr. So wird es Dir auch ergehen.

Hinweis: eine Gewohnheit oder Routine zu verinnerlichen dauert in der Regel 66 Tage.

Tipp Nummer 4: Die Mappe der "nächsten Schritte"

Ich habe dir bereits erklärt, dass ich alles was nur 2-5 Minuten dauert erledige. Doch was ist mit dem Rest? Den erledige ich dann, wenn ich dafür Zeit habe oder mir Zeit “gebucht/ geblockt” habe. Für den Rest der liegen bleibt, benötige ich also eine Ablage zum zwischenparken bevor ich es erledige.

Es kommt ganz darauf an, was ich zwischen parken muss. Zum Beispiel Rechnungen, die gezahlt werden müssen, in den Wochenplaner zum Termin der Zahlung. Anträge oder Schreiben, denen ich noch Nachweise beifügen muss, in eine Mappe direkt auf dem Schreibtisch an meiner rechten Seite. Diese Mappe bearbeite ich jeden Tag. Sobald ich alles zusammen habe, erledige ich die Aufgabe.

Das beschriebene ist die Vorgehensweise, wenn ich analoge Papiere zu bearbeiten habe. Ähnlich gehe ich vor, wenn ich digital etwas zu bearbeiten habe. Im E-Mail-Postfach habe ich dazu einen Ordner Nächste Schritte. Jeden Tag schaue ich in diesen Ordner und prüfe was ich erledigen kann. In der Regel liegen dort auch nur 10 bis 15 Aufgaben.

 

Tipp Nummer 5: Das Ablagekörbchen für die reine Ablage

Für die Papiere, die nur abgelegt werden müssen, habe ich ein Ablagekörbchen. Da nur abgelegt werden muss, widme ich der Ablage nur zu einem festgelegten Zeitpunkt meine Konzentration. Dies wird ca. einmal im Monat durchgeführt.

Meine Ablage ist natürlich nach den bereits beschriebenen Ablagesystemen aufgebaut, sodass ich schnell die Ablage durchführen kann. Die Ordner sind bereits kategorisiert und auf meiner Referenzliste kann ich nachschauen, wo das Papier abgelegt werden muss. Ist davon etwas für die gesamte Familie relevant, dann kommt es in das Familien- taugliche Ablagesystem. Handelt es sich um eine Finanzunterlage, dann kommt diese in meinen Finanzordner oder das Ablagesystem der Finanzen.

Tipp Nummer 6: Das regelmäßige Ausmisten

Meine Papiere miste ich mindestens einmal Jährlich aus. Dabei nehme ich alles in die Hand und hinterfrage, ob ich es noch brauche. Außerdem halte ich mich auch an die Aufbewahrungsfristen. Habe ich Papiere, die nicht mehr aufbewahrt werden müssen entsorge ich diese.

Wissenswertes zu Letzt

Mit diesen einfachen Tipps bleibt der Papierkram bei Dir auch immer aufgeräumt.

Habt Ihr vielleicht noch einen unschlagbaren Tipp für mich? Dann teilt ihn mir doch mit.

Ich freue mich wenn ihr den Beitrag fleißig pinnt und teilt!

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