HomeOffice - Alles was Du wissen musst

Aufstehen, an den Schreibtisch, Laptop hochfahren und loslegen. So einfach stellen sich viele das Arbeiten von zu Hause vor. Doch ganz so einfach ist es allerdings nicht.

Damit Du dich in deinem HomeOffice wohlfühlst und an die Regel hältst, habe ich für Dich alles zusammengetragen, was Du wissen musst: von Varianten zur Heimarbeit bis zum produktiven Arbeiten in Deinem HomeOffice und mehr.

HomeOffice – gut zu wissen

In der digitalen Arbeitswelt sind drei Varianten von Heimarbeit zu unterscheiden:

  • Das “HomeOffice”, welches das eher gelegentliche Arbeiten an einem anderen Ort als in den betrieblichen Räumen des Arbeitgebers bedeutet. Die Vorschriften des Arbeitsstättengesetzes und damit die Anforderungen an Arbeitssicherheit und Arbeitsplatzfaktoren entfallen im “HomeOffice”. Beispiel: ein Arbeitnehmer, der wegen eines Handwerker Termins zu Hause arbeitet.
  • Der Telearbeitsplatz ist der Arbeitsplatz, der dauerhaft zu Hause aufgesucht wird, wenn gearbeitet wird. Genau dann müssen gesetzliche Arbeitsschutzbestimmungen eingehalten werden. Beispielsweise: ein Call Center Agent, der zu Hause, ein vom Arbeitgeber ausgestattetes Arbeitszimmer unterhält mit dem dazugehörigen Equipment und einem entsprechenden Arbeitsvertrag.
  • Der Mobile Arbeitsplatz bedeutet das standort- bzw. ortsunabhängiges Arbeiten an einem mobilen Arbeitsbereich mit entsprechender IT- und Kommunikationsausstattung. Hier sind die branchenüblichen Vorschriften im Arbeitsschutz zu beachten. Beispiel: Ein Architekt, der den Bau eines Hochhauses begutachten muss und alle notwendigen Daten in seinem Laptop einträgt.
Arbeitsrechtliches zum HomeOffice- kurzgefasst
  • In Deutschland besteht kein Anspruch auf Homeoffice.
  • Ein Betriebsrat hat Mitbestimmungsrecht zur Ausgestaltung der mobilen Arbeit (§87 BetrVG).
  • Ist ein Telearbeitsplatz vertraglich vereinbart zu Hause muss der Arbeitgeber dort einen Arbeitsplatz einrichten, der der Arbeitsstättenverordnung entspricht.
  • Im HomeOffice gelten die Vorgaben des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG), insbesondere zur täglichen Höchstarbeitszeit (§3 ArbZG), zu Pausen (§4 ArbZG) und zu den Ruhezeiten zwischen zwei Arbeitstagen (§5 ArbZG), sowie zur Aufzeichnung der Arbeitszeit (§ 16 (2) ArbZG).
Unfall im HomeOffice

Beschäftigte, die ihrer beruflichen Tätigkeit im häuslichen Umfeld nachgehen, stehen unter dem Schutz der gesetzlichen Unfallversicherung. D.h. sollte in diesem Umfeld ein Unfall passieren, handelt es sich grundsätzlich um einen Arbeitsunfall. Ausschlaggebend ist dabei nicht der Ort, an dem Du arbeitest, sondern der Zusammenhang zwischen dem Zeitpunkt des Unfalls ausgeführten und Deiner beruflichen Tätigkeit.

Mehr dazu kannst Du hier nachlesen.

Steuerliches zum HomeOffice

Die Arbeit im HomeOffice kann steuerliche Entlastung bringen, etwa wenn ein häusliches Arbeitszimmer abgesetzt wird. Es gibt jedoch sehr genaue Vorschriften dafür, wann ein Zimmer als Arbeitszimmer gilt.

Neben den Kosten für das Arbeitszimmer wirkt sich Homeoffice auch auf andere steuerliche Aspekte aus:

  • Dienstwagen,
    Die steuerlich anzusetzenden Kosten für die Privatnutzung sinken, wenn weniger Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte stattfinden.
    Eine umfassende Prüfung ist im Einzelfall auf Grund der Methoden (Fahrtenbuch oder 1% bzw. 0,03%) erforderlich.
  • Pendlerpauschale,
    Wer wegen HomeOffice teilweise oder ganz von Zuhause aus arbeitet, spart zwar Spritkosten, kann aber auch nur entsprechend weniger Fahrtkosten bei der Steuererklärung ansetzen. Die Pendlerpauschale darf für jeden Arbeitstag, an dem der Beschäftigte die erste Arbeitsstätte aufsucht, nur einmal angesetzt werden.

KRISEN TIPP: Wer mit öffentlichen Verkehrsmitteln zur Arbeit fährt und die Kosten für ein Abo durchgängig getragen hat in der Krise, kann diese Aufwendungen auch trotz HomeOffice in der Steuerklärung bei den Werbungskosten angeben, unabhängig davon, ob er gefahren ist, oder nicht. Meist sind diese Abos nicht ohne weiteres kündbar und die Krise war ein nicht vorhersehbareres Ereignis.

NEU: HomeOffice Pauschale? Was ist das denn wieder?

Die neue HomeOffice Pauschale soll die Steuernachzahlungen aufgrund von entfallenen Pendlerpauschalen abfangen. Mehr dazu kannst Du hier nachlesen.

PIN HomeOffice

Grundausstattung im HomeOffice

Eines vorweg: Ein Arbeitsplatz bleibt ein Arbeitsplatz – egal, ob er sich zu Hause oder im Büro befindet. Die deutsche Rechtsprechung kennt das “regelmäßige HomeOffice” unter dem Begriff des Telearbeitsplatzes, der vom Arbeitgeber fest eingerichtetes Bildschirmarbeitsplatz im Privatbereich. Dieser unterliegt den Regeln der Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV), gesetzlichen Arbeitsschutzbestimmungen und mehr.

Die Einrichtung des Arbeitszimmers muss beruflich genutzte Gegenstände (sogenannte Arbeitsmittel) wie Schreibtisch, Schreibtischstuhl, Bücherschrank, Computer, Computertisch u.ä. enthalten. Was bei den gemischten Einrichtungen von privat und Beruf zu beachten ist, kannst Du hier nachlesen.

Um der Telearbeit nachgehen zu können erfordert es,

  • einer geeigneten IT-Infrastruktur für zu Hause und für unterwegs,
  • den Zugriff auf Daten und Anwendungen sowie
  • die Einhaltung der Informationssicherheit.

Eine unabhängige Einsatzfähigkeit, von überall, bedingt gewisser Basiskriterien hinsichtlich Hardware, Software und Datenübertragung erfüllt sein. Des Weiteren muss die IT-Sicherheit gegeben sein. Um remote arbeiten zu können – zuhause oder im mobilen Office – ist eine technische Infrastruktur und der sichere Zugang zu Unternehmensdaten und Anwendungen (virtuelles privates Netzwerk (VPN)) erforderlich.
Darum kümmert sich Dein Arbeitgeber und stattet Dich mit allen Mitteln aus, die zur Durchführung der Arbeit benötigt werden. Anleitungen, Hinweise, Arbeitsmittel (z.B. Laptop), Programme und weiteres. Eine stabile und schnelle Internetverbindung ist allerdings ein Muss.

So richtest Du Deinen Arbeitsplatz ein.

Ein paar Tipps für einen möglichst ergonomischen Arbeitsplatz im HomeOffice:

Bürostuhl, Schreibtisch und Monitor sollten so aufeinander abgestimmt sein, dass Du aufrecht sitzen und gerade auf den Bildschirm blicken kannst. Also richte, wenn möglich, deinen Schreibtisch und deinen verstellbaren Schreibtischstuhl an deiner Körpergröße aus.

Ein Fenster sollte rechts oder links vom Schreibtisch sein. Eine Lampe sorgt in den dunklen Stunden für Licht. Verwende eine Tageslampe, diese vermeidet schnelle Müdigkeit und soll die Produktivität steigern.

Gestalte deinen Arbeitsplatz möglichst ordentlich. Lies dazu doch auch folgenden Post: “Ordnungshilfe für einen aufgeräumten Schreibtisch

Regeln für Dein HomeOffice

HomeOffice Regeln des Arbeitgebers

Grundsätzlich gelten im HomeOffice alle Rechte und Pflichten, die auch im Büro gelten. Beispielweise für die Arbeitszeiten, Datenschutz, etc.

Mit anderen Worten, Du musst so lange arbeiten, wie vertraglich vereinbart ist und hast die Pflicht, die Zeit zu dokumentieren. Entsprechend steht dann natürlich Dir die vereinbarte Vergütung zu. Die Schutzvorschriften aus dem Arbeitsrecht, also Arbeitszeitbegrenzung, Pausen- und Ruhezeiten sind von Dir dabei einzuhalten.

Jeder Arbeitnehmer hat im HomeOffice Sorge zu tragen, dass sensible Daten vor Dritten geschützt sind, auch Du. So sind ein abschließbares Arbeitszimmer und/ oder ein abschließbarer Aktenschrank hilfreich. Genauso wie das Sperren des Bildschirms in Pausen Zeiten.

Die genauen Regeln zum Arbeiten in Deinem Unternehmen, sollte das Unternehmen für alle Mitarbeiter zugänglich gemacht haben. Meistens erhält jeder neue Arbeitnehmer diese in Papierform bei Arbeitsbeginn am ersten Tag oder kann diese in der eigenen Personalakte sowie im Intranet abrufen. Schau doch einfach mal nach!

Ähnlich ist es auch mit den Meeting Regeln. Diese gelten auch im HomeOffice.

Hier kannst Du die Datenschutz Checkliste herunterladen.

Produktives Arbeiten mit HomeOffice - Regeln für deine Work-Life-Balance

Grundregeln:

Zu allererst wähle den Ort des Arbeitsplatzes möglichst so, dass Du so wenig Ablenkungen wie möglich vorfinden kannst. Richte diesen so wie bereits beschrieben ein. Jetzt geht es an das produktive Arbeiten. Auch wenn in den eigenen vier Wänden keine konkreten Arbeitszeiten vorgegeben sind, lohnen sich feste HomeOffice-Regeln für die Zeiteinteilung und das Arbeiten. Grundlegend gilt:

– Halte Dich an Deinen Vertrag und damit verbundenen Wochenarbeitszeit sowie festgelegte Stundenanzahl am Tag. Halte Deine Arbeitszeiten fest.
– Gemeinsame Meetings mit den Kollegen oder Kundengespräche sind einzuhalten.

Selbstorganisation im HomeOffice:

Im HomeOffice kannst Du deine Aufgaben in deinen produktivsten Zeiten erledigen, sofern, die zwei o.g. Grundregeln eingehalten werden.
Da der Weg zur Arbeit entfällt, bleibt mehr Zeit, sich effektiv auf den Inhalt zu konzentrieren. Plane also den Tag, erstelle Dir dazu einfach einen Zeitplan für Arbeit und Privates. Vermeide Prokrastination durch einen genauen Plan und teile diesen mit deinen Lieben. So wissen sie ganz genau, wann sie dich stören können und wann nicht.

TIPP: Sollte dennoch dazwischen es notwendig werden, dass Du auf Grund eines Handwerkertermins nicht für Deine Kollegen zugegen sein kannst, dann kommuniziere dies. Jeder versteht das.

Willst Du mehr über Selbstorganisation wissen? Hier erhältst Du mehr Infos.

Weitere Tipps zur Selbstorganisation um Produktiv zu sein und zu bleiben:

Selbstmotivation:

Gehe der Routine nach als würdest Du tatsächlich ins Büro gehen.
Eine feste Arbeitsstruktur ist entscheidend für die Konzentration. Deshalb ist ein wichtiger Teil der HomeOffice-Regeln, an den morgendlichen Abläufen festzuhalten. Pünktlich aufstehen, duschen und frühstücken.
Auch die Kleidung sollte passen, denn sie entscheidet unbewusst, wie wir mit Menschen kommunizieren. Außerdem stellt auch der Arbeitsbereich, beispielsweise der Schreibtisch, eine wichtige Grundlage dar. Zu viele Gegenstände oder Unordnung dort verhindern nicht nur den Überblick, sondern sorgen auch für Chaos im Kopf.

Selbstdisziplin ist entscheidend:

Du bist selbst für deinen Erfolg verantwortlich, nutze diese Chance im HomeOffice, um deine Produktivität zu steigern. Unerwartete Situationen und Ablenkungen können immer mal entstehen. Wichtig ist nur, dass Du Deine Arbeit im HomeOffice auch fokussiert fortsetzt.

Probleme im HomeOffice und was dagegen getan werden kann


Ablenkungen:

Wer kennt das nicht? Kleine Ablenkungen, die einen von Dingen, die man erledigen wollte, abhalten. Das gilt nicht nur für die Arbeitszeiten! Die Kinder benötigen Unterstützung bei ihren Hausaufgaben, der Partner versteht nicht was HomeOffice ist und meint, da man zu Hause ist, könnte man ja auch ein fünf Gänge Menü zaubern. Auf dem Smartphone ist eine neue Nachricht. Oje, die Sonne scheint und die Fenster sehen aus, als wäre ein Sandsturm durch den Ort gefegt. Diese vermeintlich kleinen Ablenkungen kosten viel Zeit und stören die Konzentration während der Arbeit. Hier ein paar Tipps:

  • Deshalb erkläre deutlich, dass Homeoffice keine durchgehende Ansprechbarkeit oder Verfügbarkeit bedeutet.
  • Aufgaben im Haushalt, die in direkter Nähe meines Arbeitsplatzes im HomeOffice sind, erledige ich VORHER (also vor meinem Arbeitsbeginn). Alle anderen Tätigkeiten im Haushalt werden danach erledigt.
  • Smartphone ist bei mir kein Problem. Für alle anderen, die sich gerne ablenken lassen: Smartphone Zeit planen und einhalten.
Fehlender sozialer Austausch:

Im HomeOffice fallen Unterhaltungen an der Kaffeemaschine leider aus. Aus der Distanz ist es viel schwieriger zu erfahren, ob jemand mit Problemen zu kämpfen hat.
Doch es spricht wenig dagegen, per Videokonferenz “gemeinsam” Mittag zu essen und sich über Dinge abseits der Arbeit austauschen. Dies fördert die Teamchemie und sorgt dafür, dass wir alle auch weiterhin nicht nur im Arbeitskontext, sondern auch als Menschen miteinander interagieren. Bei einem Plausch können interessante Neuigkeiten ausgetauscht werden, im Einzelgespräch Emotionen. Auch ein Feierabendbier lässt sich via Videochat gemeinsam genießen.

Unscharfe Trennung zwischen Arbeit und Privates: 

Es ist durchaus verlockend auf der Couch oder sogar im Bett zu arbeiten. Allerdings lässt dies die Grenzen zwischen Privatleben und Arbeit verschwimmen, was zu einer schlechten Work-Life-Balance führen kann. Aus diesem Grund: Am besten ist es, die Arbeiten an einem Arbeitslaptop/ – PC stattfinden zu lassen. Schaffe Dir einen Ort, der auch nur für die Arbeit vorgesehen ist. Erstelle Dir einen Arbeitszeitplan; wie ein Stundenplan für die Schule! Mittagspause und Feierabend sind Freizeit und lass den Arbeitslaptop geschlossen nach Feierabend!

Empfehlungen: Tools und mehr


Tools, die das HomeOffice erst möglich machen

Die richtigen digitalen Kanäle sind das A und O um im HomeOffice im Team zusammenarbeiten zu können! Zum Glück gibt es heutzutage für fast alle Bedarfe geeignete Plattformen und Tools. Von Software für das Projektmanagement über Kommunikationstools bis hin zu Clouds für die Speicherung und den Transfer von Daten, steht nahezu alles zur Verfügung, was digitale Teams heute brauchen. Dein Arbeitgeber hat Dir bereits einiges zur Verfügung gestellt. Team Working Plattformen wie Microsoft Teams oder Videokonferenz/ virtuelles Meeting Tool wie Zoom sowie Projektmanagement Tools wie Azure DevOps, Asana oder MeisterTask.

Doch Du kannst das Ganze noch um folgendes ergänzen, um noch produktiver zu werden.

Tools für deine Zeiterfassung, behalte Deine Arbeits- und Pausenzeiten im Blick!

Hand aufs Herz: Im HomeOffice zu arbeiten, birgt die Gefahr der Mehrarbeit. Wer seine Arbeitszeiten nicht plant und dokumentiert, verfällt in ” ich könnte noch schnell dies oder das; das will ich noch fertigstellen… Eh man sich´s versieht ist der Tag schon beendet.

Ggf. hat Dein Arbeitgeber Dir bereits ein Tool zur Zeiterfassung vorgegeben, dann kannst Du den nächsten Punkt lesen. Wenn nicht, dann hier mal ein paar hilfreiche Hilfsmittel zur Zeiterfassung.

BMAS App ist eine einfache APP zur Zeiterfassung des Bundesministeriums für Arbeit. Es erlaubt eine simple Zeiterfassung mittels Start und Ende. Außerdem können die Zeiten via Email versendet werden. Alternativen für das Smartphone: Android App Stempeluhr II, IOS App Stechuhr X

Fokusiertes Arbeiten mit folgenden Tools

Rescue Time – für den Fokus
Auch riskant ist im HomeOffice Prokrastination. Zeit wird im Internet vertrödelt. Timetracking auf Webseiten bietet Rescue Time. Du kannst prüfen, wieviel Zeit Du auf welcher Website verbracht hast. Somit hilft Dir Rescue Time produktiver zu werden und die Produktivität aufrechtzuerhalten. Das Tool kann auch Webseiten blockieren. Ähnlich sind auch folgende Tools: Stay Focusd und Freedom.

Pomodoro Technik Tool, steigere die Produktivität durch fokussiertes arbeiten
Das Prinzip der Pomodoro-Technik ist einfach: Phasen konzentrierter Arbeit, wechseln sich ab mit regelmäßigen kurzen und längeren Pausen. So soll es möglich sein, produktiver zu arbeiten. Hier kannst Du dazu mehr nachlesen. Tools dazu wären: Focus Booster oder It’s Focus Time!

Focus@Will: Fokus mit der richtigen Musik
In einigen Situationen kann ich besser mit Musik konzentriert arbeiten. Focus@Will konzentriert sich auf Nutzer, die sich mit Musik fokussieren wollen und ist eine Streaming-App. Sie sorgt mit einer musikalischen Untermalung für Produktivität. Du kannst es kostenlos testen.

Tagesplan mit einem digitalen Planer oder Bullet Journal

Halte deine Tagesziele und Aufgaben auf einer Seite im digitalen Planer, im Bullet Journal oder einfach im Notizbuch fest.
Wie Du am besten Deinen Tag planst kannst Du hier nachlesen.

Notizerfassung

Notizen erfasse ich entweder im Notizbuch – ich kritzele gerne immer wieder- oder in OneNote. Am meisten mache ich das handschriftlich, das prägt sich mir besser ein. Auch wenn ich gekritzelt habe, kann ich mich viel besser an das Gespräch und den Inhalt wieder erinnern, wenn ich mein Gekrakel anschaue. OneNote verwende ich, wenn ich mein Gekrakel ordentlich festhalten möchte.

TIPP: Versuch doch mal die Cornell Methode beim Notizen erfassen!

Hilfreiches im HomeOffice/ Gadgets für das HomeOffice

Nützliche Gadgets fürs HomeOffice, mit denen Du Dir die Arbeit angenehmer gestalten kannst.

Ergonomie ist alles, wenn man stundenlang am Schreibtisch verbringt. Hier sind folgende unterstützende Helferlein zusätzlich zum ergonomischen Arbeitsplatz, vor allem bei Rückenschmerzen oder um diese zu meiden:

  • Gerades Sitzen durch Haltungstrainer: Die Schultern werden nach hinten gezogen.
  • Stabile Körpermitte mit einem Ballsitzkissen.
  • Entlaste Deine Beine durch eine Fußhängematte.

IT Sicherheit und Datenschutz am Arbeitsplatz sind wichtig auch im HomeOffice. Neben der Tür die Du abschließen kannst an deinem Arbeitszimmer, sind auch noch folgende Helferlein nützlich:

Sonstiges Nützliches:

  • Briefmarken digital zum Ausdrucken: zur Post gehen und Briefmarken kaufen war gestern. Heute kaufe ich diese online und drucke diese direkt auf selbstklebendes Papier.
  • Gehörschutz: Nichts hilft mir mehr als Stöpsel in die Ohren und totaler Fokus auf eine schwierige Aufgabe zu richten und im Nu ist sie erledigt.
  • Motivationssprüche: sehen ganz hübsch aus und haben eine motivierende Wirkung. Gestalte doch selbst!

Nach der Krise wie geht es weiter? Würdest Du weiterhin im HomeOffice arbeiten wollen? Was ist Deine Meinung?

Unterschiedliche Umfragen haben ergeben, dass ein extremer digitaler Wandel angestoßen wurde. Unternehmen stiegen auf HomeOffice um und bieten heute schon Kombinationen aus HomeOffice und Büroarbeiten für die Zukunft (nach der Krise) an. Die Zufriedenheit der Arbeitnehmer in den Umfragen zeigte, dass Arbeitnehmer weiterhin gerne im HomeOffice arbeiten würden. Bist Du auch eine/r davon?

Gibt mir doch deine Meinung dazu und hinterlasse mir ein Kommentar.

Willst Du mehr über die Umfragen erfahren dann lies doch einfach hier nach:

Institut der Bayrischen Akademie der Wissenschaften: HomeOffice Studie
Fraunhofer Institut: »Homeoffice«: Ist digitales Arbeiten unsere Zukunft?
IHK Berlin: „Home Office – neue Normalität oder zurück zur Präsenzkultur?“

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