Anleitung zum Aufbau eines Ablagesystems zur Finanzorganisation

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Wie ordne ich meine Finanzunterlagen?

Du hast ein klein wenig Geld angespart und sitzt immer noch in einer Mietwohnung. Langsam fragst Du Dich, ob ein eigenes Haus nicht doch eine gute Altersvorsorge für Dich wäre. Also machst Du Dich los zu einem geeigneten Finanzberater, der Dir mitteilt, dass Du Dir tatsächlich auch ein Hausleisten kannst. Jetzt geht es auf die Suche für ein Haus.

Nach einiger Zeit findest Du ein Haus. Die Interessentenzahl ist groß und Du willst das Haus unbedingt. Der Makler gibt Dir mit: “Der, der als erstes mit der Finanzierungsbestätigung kommt erhält die Zuteilung.”

Eine Finanzierungsbestätigung bekommst Du nur, wenn Du auch Deine Unterlagen für die Finanzierung bereithältst. Für ein Haus benötigst Du zum Beispiel Gehaltsbescheinigungen, Nachweise zum Eigenkapital auf Deinen Konten wie Sparkonten, Investments oder Bausparverträgen und Nachweise der aktuellen Schulden. Doch Du hast überhaupt keinen Überblick, wo welche Finanzunterlage überhaupt liegt.

Was jetzt? Lege Dir ein System an und Du musst niewieder in dringenden Fällen suchen.

Was sind Finanzunterlagen?

Alle Unterlagen, die in irgendeiner Form mit Geld zu tun haben. Dazu zählen zum Beispiel:

  • Jahreskontoauszüge der Bausparkasse
  • Kontoauszüge Girokonten
  • Kontoauszüge der Sparkonten
  • Investment Standermittlungen
  • Kreditkartenabrechnungen
  • Kreditunterlagen
  • Rechnungen
  • Verträge zu Abonnements
  • Versicherungen
  • Gehaltsabrechnungen
  • Schufa
  • Emails zu Finanzangelegenheiten
  • Ggf. weitere

Damit Du einen genauen Überblick hast wie Deine Finanzen “aussehen”, ist es empfehlenswert alles zentral abgelegt und griffbereit zu haben.

Warum ist ein Ablagesystem für Finanzunterlagen sinnvoll

“Zentral geordnet und aktuell”

Sind deine Unterlagen zentral geordnet abgelegt und aktuell, kannst Du zu jeder Zeit einen Finanzcheck durchführen.

“Mit einem Blick alles im Griff”

Mit dem Blick auf diese ganzen “Daten der Finanzen” kannst Du auch Kosten entdecken, die sich vielleicht vermeiden ließen.

“Schnell gefunden”

Hast Du schon einen Kredit beantragt und Dein Finanzberater benötigt noch Unterlagen, hast Du diese schnell zur Hand.
Sie sind schließlich zentral und kategorisch abgelegt.

“Wiederverwendbar”

Für die Bearbeitung der Einkommensteuererklärung ist dieses System auch verwendbar. Alle Rechnungen über Fachliteratur und Arbeitsmaterialien oder Arztrechnungen, findest Du im Rechnungsordner. Alle Versicherungen im Versicherungsordner.
Die steuerlich relevanten Finanzunterlagen im Vermögensbuch wie beispielsweise Kapitalerträge der Investmentfonds. Vorsorgeaufwendungen unter Vorsorge im Vermögensbuch.

6 Schritte zum Aufbau einer Ablage der Finanzunterlagen

Schritt 1: Material vorbereiten!

Du brauchst zum Start erst einmal folgendes Material:
  • Ordner
  • Register
  • Ausdrucke der Vorlagen für:
    • den Rechnungsordner
    • das Vermögensbuch
    • die Kontoauszüge

Danach sortierst Du alles in die Ordner, wie Du sie angelegt haben möchtest. Hinweise wie, stehen auf den Deckblättern. Kreuze einfach an und du weißt beim Öffnen wie Du den Ordner angelegt hast. Lege auch Register entsprechend an. Lass das erste Register vorerst Frei.

Schritt 2: Sortiere Deine Papiere aus!

Wenn Du jemand bist, der alles einfach in eine Kiste sortiert, der wird nun etwas mehr Aufwand hier einbringen. Du suchst nun alles Aktuelle aus Deiner Kiste heraus. Also, alles von diesem Jahr nur. Den Rest lässt Du wieder in der Kiste vorerst verschwinden.
Danach sortiert Du Kontoauszüge der Girokonten auf einen Stapel Kontoauszüge, Rechnungen auf einen Stapel Rechnungen, Gehaltsabrechnungen auf einen Stapel und alle Finanzunterlagen (siehe obige Auflistung) auf einen Finanzunterlagenstapel.

Schritt 3: Sortiere in die Ordner ein!

Du hast nun Deine Stapel der aktuellen:

  • Kontoauszüge der Girokonten
  • Rechnungen
  • Gehaltsabrechnungen
  • Finanzunterlagen

Zuerst nimmst Du Dir die Gehaltsabrechnungen und sortierst diese aufwärts nach Datum, sodass die aktuelle oben liegt und legst dies in einen Ordner.

Anschließend nimmst Du die Rechnungen und sortierst diese einfach in den Ordner für Rechnungen nach ABC oder Dir ausgedachten Kategorien. Wenn Du Kategorien nutzt, schreibe diese Kategorien einfach auf ein Blatt Papier auf und lege diese auch in den Rechnungsordner nach dem Deckblatt ein.

Danach sortierst Du die Kontoauszüge nach Kontoauszugsnummer aufsteigend. So ist automatisch der Aktuellste immer oben. Anschließend lege diese in den dafür von Dir ausgesuchten Ordner ein.

Jetzt kommen die Finanzunterlagen dran. Diese sortierst Du erst nach den Kategorien auf dem Deckblatt aus (z.B. Sparunterlagen, Investments usw.). Hast Du nun von mehreren Firmen/ Banken z.B. Investments oder Sparbücher, dann sortiere noch nach Firmenname/ Bank. Danach werden die Papiere einer Firma/Bank der Kategorie nach Datum aufsteigend sortiert und in den Ordner abgelegt.

 

Schritt 4: Passe dein Email Postfach an!

Die Anleitung zum Postfach beschreibe ich hier anhand meines Postfaches.

Ich habe mehrere Email Adressen. Alle sind verknüpft in einem Sammelpostfach. Dieses Sammelpostfach hat folgende Struktur:

  • Posteingang: Hier sind alle neuen Emails direkt zu finden. Diese werden, wenn neue da sind betrachtet und direkt zugewiesen. Ist es eine Rechnung, die bezahlt werden muss, wird diese in den nächsten Ordner geschoben (Nächste Schritte)
  • Nächste Schritte: Hier sind alle Emails enthalten, die bearbeiten werden müssen. Rechnungen, die zu zahlen sind. Aufgaben, die erledigt werden müssen. Nach Erledigung werden diese weiter geschoben in den Referenzordner.
  • Referenzen: Mein Referenz Ordner ist das Jahr (2019) hier wird alles in für Mich wichtige Kategorien anlegt. Für Finanzen Zum Beispiel Kategorie Vermögensbuch mit Unterkategorien des Vermögensbuches, Kategorie Rechnungen (vieles kommt nun mal auch mittlerweile via Email), Kategorie für Versicherungen.
  • ZArchiv: der letzte Ordner. Ist das Jahr rum verschiebe ich den gesamten Referenz Ordner 2019 in Zarchiv und lege einen neuen Referenz Jahres Ordner an.

Ist dein Email Postfach angelegt wie deine Papierablage Ordner, dann findest Du immer das was Du suchst. Du hast alles gleich kategorisiert und brauchst egal wo nur nach der bestimmten Kategorie zu suchen.

Schritt 5: Passe eine Vorsortiermappe an!

Deine Vorsortiermappe für die Ablage enthält natürlich auch diese Kategorien. Diese verwende ich wie beschrieben im Leitfaden, wenn meine Sammelschublade voll ist.
Das Vorsortieren hilft ungemein, wenn ich dann zur tatsächlichen Ablage schreite.

Schritt 6: Definiere eine Routine!

Einmal gemacht, musst du dabeibleiben. Denn sonst fällst Du wieder ins Chaos und musst alles suchen und findest nichts.

Daher überlege dir ganz einfach eine Routine. Wie ich das mache kannst Du hier nachlesen.

Wissenswertes zu letzt über ein Ablagesystem für Finanzunterlagen

Mit diesen einfachen Tipps kannst Du Deine Finanzunterlagen ganz einfach sortieren, kategorisieren und hast diese immer griffbereit.

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Hast Du selbst noch weitere Ideen, wie man sich die Ablage einfacher machen kann, dann teile diese mir doch einfach mit.

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