Ablagesystem zur Finanzorganisation und Produkte

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Oh, nein. Schon wieder ist eine Rechnung durch die Lappen gegangen und ich muss Mahnkosten zahlen. Die Mahnkosten haben keineswegs CENTBETRÄGE sondern für eine Mahnung zahlt man oft mehr als 5€. Rechnet man das mal zusammen, wenn man im Jahr sagen wir mal 100 Rechnungen erhält. Sind das 500€ Mahnkosten im Jahr die man sich spart, wenn man die Finanzen auch im Blick behält.

Doch wie behält man die Finanzen im Blick und vermeidet damit Mahnkosten?

Mit einem ausgeklügelten Ablagesystem und ein paar Checklisten, die Dir dabei helfen Deine Finanzen routiniert zu prüfen.

Was ist ein Ablagesystem

Ein Ablagesystem ist zum Beispiel das strukturierte Hinterlegen von Dokumenten nach einer entsprechenden Logik in ein entsprechendes Medium. Demnach wäre zum Beispiel ein Dokumentenmanagementsystem ein Ablagesystem. Ja, ich weiß dieses hat noch mehr Funktionen.

Aber bleiben wir beim generellen Ablagesystem.

 

Ablagesystem-Ordner

Wie kommt es, dass wir ein Ablagesystem benötigen

Wir erhalten immer noch Papierrechnungen oder andere Papierdokumente, so beispielsweise die Renteninformationen oder Versicherungsscheine. Das Finanzamt fordert zum Teil auch noch die original Belege, die meist Papierbelege sind. Demnach müssen Papiere immer noch abgelegt werden. Bei der Ablage sollten die Aufbewahrungsfristen beachtet werden. Dazu eignet sich ein entsprechendes Ablagesystem.

Ein Chaotisches Ablagesystem wäre zum Beispiel der Schuhkarton mit den Papieren. Allerdings müssen die Papiere durchsucht werden, wenn etwas bestimmtes gesucht wird. Daher nicht empfehlenswert.

Ich rege hier durch meine Ausführungen vielmehr an, ein strukturiertes, organisiertes Ablagesystem zu nutzen.

In meinem Haushalt verwende ich unterschiedliche Formen der Ablage. Ich habe Ablagesysteme für:

  • Meine Finanzorganisation, um meine Finanzen im Griff zu halten und schnell reagieren zu können. Zum Beispiel, wenn ich einen Kredit beantragen möchte, einen neuen Sparplan festlegen möchte oder zu Investitionszwecken.
  • Eine Papierablage nach Kategorien für alle anderen Themen, die aufbewahrt werden müssen.
  • Mein Archiv mit allen notwendigen Papieren, die eine längere Aufbewahrungsfrist haben. Beispielsweise die Renteninformationen, Urkunden, Lohnzettel , Wohnungen, Zeugnisse etc.

Ich zeige Dir folgend das Ablagesystem zur Finanzorganisation. Vielleicht gefällt es Dir.

Wie ist mein Ablagesystem zur Finanzorganisation aufgebaut

Das Ablagesystem

Meine Finanzorganisation besteht aus verschiedenen Finanzordner, Kalender und meiner “Vorlage Finanzen im Griff”.

Meine Finanzordner sind unterteilt nach Kategorien. Die Kategorien, die zu meinen Finanzen zählen, sind grob Einnahmen, Ausgaben und das Vermögen. (Ausgaben = Rechnungen, Vermögen = Sparkonten, Investments, Kredite usw., Einnahmen = Nachweise zum Gehalt usw.). Ich zeige Dir im Post “DIY Finanzordner”, wie Du einen selbst erstellst. Für die Einteilung der Finanzthemen ist eine Referenzliste sehr hilfreich. Wie Du eine erstellst kannst Du hier nachlesen.

Damit ich auch die Finanzen im Griff behalte, habe ich einen Ausgabenkalender, indem ich alle Ausgaben taggenau aufschreibe.

Mit der “Vorlage Finanzen im Griff” prüfe ich meine Einahmen und Ausgaben sowie mein Nettovermögen. Die Vorlage hilft mir, mich an meine mir gesetzten Budgets zu halten. Hierzu kannst Du auch den Beitrag “Das Konzept der fünf Budgets” durchlesen.

Die Anleitung zum Aufbau des Ablagesystems an sich kannst Du hier nachlesen.

Wie Du clever ablegst

In meinem Post “Cleveres Ablagesystem für jeden Haushalt” kannst Du nachlesen wie Papierhaufen, egal welchem Thema, organisiert werden können.

Wie behälst Du die Finanzen im Griff

Kurz: Mit einer Finanzroutine.

Produkte für das Ablagesystem zur Finanzorganisation

Stehordner oder Zeitschriftensammler für Papiere erst einmal zu sammeln

Hast Du keine Schublade wie ich kannst Du auf Stehsammler oder Zeitschriftensammler zurückgreifen, um Deine Papiere zu sammeln. Ich bin für Pappe, Holz oder Metall, da ich Plastik möglichst vermeide. Diese gibt es in vielen verschiedenen Farben und Größen.
 

Dokumentenmappe zum Kategorisieren Deiner Papiere

In diese Register kannst Du Deine Finanzpapiere schon mal vorsortieren und musst danach, wenn Du wirklich Zeit hast, nur noch in die Ordner einheften.

 

Diese hier finde ich hübsch, weil sie schön bunt ist. Außerdem passt es wunderbar in ein Kallax Regal.

Weiße Ordner mit silbernen Etikettenrahmen - super schick

Ich verwende zum abheften meiner Unterlagen weiße Ordner mit silbernen Etikettenrahmen. Die Ettiketten werden mittels Labelmaschine beschriftet.

Das hat einen schicken einheitlichen sauberen Lokk.

Wiederbeschreibbare Register und Folienstifte

Damit ich die Papiere auch wiederfinde und nicht alles im Ordner durchblättern muss, verwende ich Registereinlagen. Diese gibt es in allen möglichen Varianten.

Ich verwende wiederbeschreibbare mit einem Folienstift.

Für jeden etwas dabei hier.

Labelmaschine und Zubehör

Ich verwende zum abheften meiner Unterlagen weiße Ordner mit silbernen Etikettenrahmen. Die Ettiketten werden mittels Labelmaschine beschriftet.

Das hat einen schicken einheitlichen sauberen Lokk.

Klarsichthüllen und Hüllen für Visitenkarten

Damit ich auch direkt den entsprechenden Ansprechpartner finde habe ich die Visitenkarten in Hüllen in meinem Vermögensbuch zu Anfang unter Kontakte eingeheftet. Mit einem Folienschreiber ergänze ich noch für welches Produkt. Z.B. Herr Max Muster’s Visitenkarte mit Musterhauskredit.
In den Klarsichthüllen bewahre ich Dokumente, die auf diesem Durchschriftpapier gedruckt wurden auf (frühere Lohnzettel).

Häufig gestellte Fragen/FAQ zum Ablagesystem

Muss ich mir jetzt alles hier angegebene neu kaufen?

Nein. Diese Liste der Produkte zeigt Dir was notwenig ist um ein Ablagesystem zur Finanzorganisation zu schaffen. Es heißt nicht, dass Du das alles kaufen sollst. Wir produzieren oft genug zuviel Müll. Daher empfehle ich Dir folgendes:

  1. Prüfe erst was Du schon verfügbar hast und verwende es wieder. Hast Du Ordner bereits, dann verwende diese.
  2. Fehlt Dir etwas aus der Liste? Und Du hast kein Geld. Dann sei kreativ. Ich habe auch nicht sofort mit einer Labelmaschine alles beschriftet. Sondern mit Schönschrift handschriftlich.

Die wichtigsten Gegenstände sind:

  • Ordner
  • Register
  • einen Sammelplatz
  • eine Mappe oder ähnliches zum Vorsortieren
Diese Gegenstände, behaupte ich, sind in jedem Haushalt.

Gibt es schöne Checklisten oder Inhaltslisten damit ich mir die Ordner genauso anlegen kann?

Alle meine Checklisten findest Du auf der Vorlagenseite dieser Homepage. Du erhälst dort zur Finanzorganisation auch den Starter Guide.
 

    Wie finde ich meine Routine zur Prüfung der Finanzen?

    Du hast Dir ein Ablagesystem geschaffen und bist nun bereit alle Finanzen auch im Blick zu behalten? Doch wie funktioniert dieser Blick?
    Das hier zu erläutern würde diesen Beitrag nie enden lassen. Daher lies hier mehr darüber, welche Tipps ich zur Routine habe.
     

    Gibt es eine Anleitung zum Aufbau eines Ablagesystems zur Finanzorganisation?

    Die Anleitung wirst Du in einem Beitrag verfolgen können. Lies hier mehr.

    Wissenswertes zu letzt über ein Ablagesystem zur Finanzorganisation

    Es ist ganz einfach Ordnung zu halten. Mit hilfreichen Produkten kannst Du sogar Deine Wohnung oder Dein Auto voll organisiert aussehen lassen. Du findest alles im NU!

    Hast Du Fragen, dann melde Dich einfach. Oder hinterlasse hier Dein Kommentar.

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